公众号邀约、预约访客管理系统

时间:2021-01-11 分类:解决方案
1)邀请访客过程由用户方负责处理,邀请号由OA系统生成,OA数据库及时保存邀请访客记录,记录字段包括员工工号邀请号访客手机号访客姓名访客类型访问时间及邀请时间邀请时间即为邀请事件提交时间

1公众号访客系统概述

公众号预约访客系统由微信预约系统(微信预约后台与手机端)、访客一体机后台服务程序、访客一体机终端程序(运行在访客一体机)、OA审批系统组成;微信预约系统、访客一体机后台服务程序、访客一体机终端程序负责预约及验证部分;OA审批系统负责邀约填写和审批部分。

微信预约服务程序及其数据库可部署在阿里云服务器或公网服务器,所有分公司使用同一微信公众号,所有访客一体机访问总部数据库。

系统组织架构如下图所示:

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2.两种预约方式

2.1预约方式一:内部员工邀请访客

2.1.1邀请访客

2.1.1.1功能描述:

    内部员工发起邀请,短信通知访客;此项功能主要OA系统实现,OA系统同步邀约信息到访客微信端,访客在微信端填写邀约信息。

2.1.1.2流程说明:

    内部员工在手机或PC端,填写《访客邀请单》发起邀请、内部执行OA审批流程,审批完毕;若审批通过,OA系统执行“访客邀请记录保存接口”,发送短信到访客手机,流程图如下所示。

 

邀约界面:

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 邀请访客短信内容包括:邀请号、集团公众号、被访者姓名、访问时间及事由。

2.1.1.3设计说明:

1) 邀请访客过程由用户方负责处理,邀请号由OA系统生成,OA数据库及时保存“邀请访客记录”,记录字段包括:员工工号、邀请号、访客手机号、访客姓名、访客类型、访问时间及邀请时间(邀请时间即为邀请事件提交时间)。

OA系统执行的“邀请访客记录保存到预约系统接口”对接访客微信端。

2.1.2访客应邀

2.1.2.1功能描述:

访客收到手机短信后,关注企业集团微信公众号,填写预约信息,预约信息包括个人基本信息和应邀访问信息。

个人基本信息包括: 姓名、手机号、身份证号码、工作单位、车牌号码,

其中:姓名、手机号、身份证号码为必填项目。

应邀访问信息包括: 邀请号、到访人数,此项为必填项目。

2.1.2.2流程说明:

1) 访客在手机微信预约端填写预约信息,预约信息发送到微信预约后台;

2) 微信预约后台程序根据访客手机号和邀请号查找是否存在对应邀请记录,若不存在,则到此结束,

通知访客预约失败;否则,继续以下流程;

3) 微信预约后台程序通知访客预约成功,同时执行OA系统的“访客成功应邀通知接口”;

2.1微信预约方式二:访客主动预约

2.1.1功能描述:

访客填写预约信息并提交到微信后台服务程序,由微信后台服务程序提交给OA系统进入访客预约审批流程,审批成功后,将审核结果反馈到微信预约手机端。

2.1.2流程说明:

1) 访客在微信预约手机端填写预约信息,预约信息包括个人基本信息和预约访问信息。

个人基本信息包括: 姓名、手机号、身份证号码、工作单位、车牌号码,

其中:姓名、手机号、身份证号码为必填项目;

预约访问信息包括: 被访者手机号、访问时间、访客类型、访问事由,其中前三项为必填项;

2) 将预约信息提交到微信后台服务程序,后台程序进行黑名单判断,若为正常访客,则保存当前预

约记录,记录状态为未审核中;并执行“访客主动预约审核接口”,进入OA系统的审批流程;

3) 审批完结后,OA系统执行“访客主动预约应答接口”

访客预约界面:


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3.访客一体机软件功能

3.1登录与用户切换

在登录访客一体机软件是可实现保安交接班切换,数据对应到人。

3.2读取身份证号码

读取访客身份证号码,查询访客是否预约,若为预约过的访客则显示访客类型。

3.3人证比对

访客及随访人员到访时,实时抓拍访客头像并执行人证比对,每次比对时间应在2秒以内;提供功能开关,可通过配置参数关闭或打开此项功能。

3.4随访人员登记

随访人员无需预约但必须与主访客记录相关联,若有随访人员,在成功登记主访客时,即刻登记随访人员,随访人员记录自动关联主访客的相关记录;不仅要将主访客的身份信息下发到门禁系统,也可将随访人员的身份信息下发到门禁系统。

3.5黑名单登记

可登记、查询黑名单。

3.6查询到访记录

到访记录查询并提供查询接口,查询访记录应当显示操作人员字段即保安姓名。

3.7预约提示

根据输入的访客身份证号或手机号,立即显示预约状态;若未预约,保安告知访客必须先预约。

3.8读取身份证ID号

访客身份人证通过后,再次读取访客身份证ID号,身份证ID号无需写入数据库,仅作为“访客门禁权限下发”